DESTROYPAPER DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL
¿Qué documentos deben ser destruidos obligatoriamente?
Destruir ciertos documentos en los plazos establecidos por ley no es solo una buena práctica, sino una obligación legal que, en caso de no realizarse, acarrea sanciones. Una normativa impuesta para proteger la información confidencial de una empresa, de sus socios y de sus clientes. Pero, ¿qué documentos deben ser destruidos obligatoriamente? ¿Cada cuánto tiempo? ¿Qué ocurre si no se realiza? En el siguiente post te explicamos todo lo que tienes que saber.
Documentos financieros
La primera categoría de documentos de la que te queremos hablar es la de documentos financieros. Los documentos financieros son esenciales para el funcionamiento de cualquier empresa, eso seguro lo tienes claro, pero debes saber también que su conservación indefinida supone un riesgo para la seguridad de la información y además ocupa espacio. En la siguiente lista te dejamos ejemplos de documentos financieros que deben ser destruidos tras un plazo legal:
Facturas
Tanto emitidas como recibidas.
Plazo de conservación: 10 años (Código de Comercio, artículo 46).
Libros contables
Libros diario, mayor, balances, etc.
Plazo de conservación: 10 años (Código de Comercio, artículo 46).
Declaraciones de impuestos
IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades.
Plazo de conservación: 4 años (Ley General Tributaria).
Extractos bancarios
Cualquier movimiento de cuentas bancarias.
Plazo de conservación: 4 años (Ley General Tributaria).
Documentos de Recursos Humanos
Los documentos relacionados con los empleados contienen información personal sensible que debe ser protegida y destruida de forma segura una vez que ya no es necesaria. Algunos ejemplos son:
Contratos de trabajo
Documentos que formalizan la relación laboral.
Plazo de conservación: 4 años tras la finalización del contrato (Estatuto de los Trabajadores).
Nóminas
Registros de los salarios y retenciones de los empleados.
Plazo de conservación: 4 años tras la finalización del contrato (Estatuto de los Trabajadores).
Currículums
Información personal y profesional de los candidatos.
Plazo de conservación: 1 año tras la finalización del proceso de selección (Ley Orgánica de Protección de Datos).
Informes médicos
Resultados de reconocimientos médicos o bajas laborales.
Plazo de conservación: 5 años tras la finalización del contrato (Ley de Prevención de Riesgos Laborales).
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Datos de clientes
La protección de datos de clientes es fundamental para cualquier empresa, y cualquier brecha relacionada con ella puede significar el fin de la misma. La normativa vigente establece los siguientes plazos para la conservación y destrucción de dicha información:
Información de contacto
Nombre, dirección, número de teléfono, email.
Plazo de conservación: Mientras se mantenga la relación comercial y el tiempo requerido para cumplir con los deberes legales.
Historial de compras
Registros de productos o servicios adquiridos.
Plazo de conservación: Durante la relación comercial y el período requerido para completar las obligaciones legales.
Datos bancarios
Tarjetas de crédito, tarjetas de débito, cuentas bancarias, historial de transacciones, préstamos.
Plazo de conservación: Solo el tiempo imprescindible para realizar la transacción y cumplir con obligaciones legales.
Plazos legales de conservación
Todas las empresas deberían conocer en detalle la normativa que regula la conservación y destrucción de los diferentes tipos de documentos. Muchos de ellos, los más importantes, ya te los hemos explicado, pero aquí te dejamos una lista resumida de la legislación vigente que establece los plazos de conservación para que, en caso de dudas, puedas consultar directamente:
Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD)
Define los fundamentos para el manejo de datos personales, incluida su conservación. Se basa en el principio de limitación del plazo, es decir, conservar los datos solo el tiempo necesario para cumplir su finalidad.
Código de Comercio
Regula las obligaciones de los comerciantes en materia de contabilidad y establece plazos de 6 años para libros contables, correspondencia y contratos (art. 30) y 10 años para documentos relacionados con las cuentas anuales (art. 46).
Ley General Tributaria
Regula la gestión de los tributos y la conservación de documentos fiscales; el plazo general es de 4 años (art. 66), pero puede variar para ciertos documentos.
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
Establece responsabilidades en relación con la protección de datos, incluyendo el principio de limitación de tiempo y los derechos de los interesados para pedir la eliminación de sus datos.
Posibles consecuencias de la no destrucción de documentación
Está claro que hay posibles consecuencias de no destruir documentos correctamente, pero ¿cuáles son estas? Te las explicamos:
Incumplimiento de la LOPDGDD y el RGPD
- La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede imponer multas que van desde los 900 € hasta los 4.5 millones de euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
- En casos muy graves, como la revelación de secretos o la cesión ilegal de datos, podrían derivarse responsabilidades penales.
Incumplimiento de la Ley General Tributaria
- Multas que pueden ser proporcionales a la cantidad defraudada o fijas, que oscilan entre los 150 € y los 600.000 €, según la gravedad.
- Si la infracción conlleva una deuda tributaria, se aplicarán intereses de demora.
- La no documentación correcta de la destrucción de documentos puede impactar negativamente ante una auditoría de Hacienda.
Incumplimiento del Código de Comercio
- Multas determinadas según la gravedad del incumplimiento.
- Responsabilidad en caso de litigios
Otros riesgos
- Daño reputacional
- Problemas operativos
- Daño reputacional
Para evitar cualquiera de las consecuencias que te acabamos de nombrar, la mejor opción es contratar un servicio especializado de destrucción de documentos. En Destroy Paper podemos encargarnos de ello por ti y darte las garantías que corresponden. Visita nuestra web y aprende más sobre nosotros.
Preguntas frecuentes - FAQ
¿Cómo debo destruir los documentos?
Utiliza métodos que garanticen la destrucción irreversible, como la trituración, la incineración o el borrado de datos digitales con software especializado.
¿Dónde puedo obtener más información?
Consulta la web del BOE, la web de la AEPD o contacta con un asesor legal.
¿Puedo tirar documentos confidenciales a la basura?
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No, como explicamos, es obligación de las empresas la destrucción correcta de la documentación.
¿Qué ocurre si pierdo o no tengo el certificado de destrucción?
El certificado de destrucción es fundamental para demostrar que has cumplido con la normativa en caso de auditorías o inspecciones. En caso de pérdida, ponte en contacto con la empresa que realizó el servicio y solicita una copia.
