DESTROYPAPER DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL
Destrucción de documentos electrónicos: Guía completa
La destrucción de documentos electrónicos es muy diferente a la tradicional destrucción de documentos en papel. Para empezar, están hechos de materiales diferentes y, por ende, dejan desechos diferentes. Así como hay legislación aplicable a la destrucción de documentos en papel, la hay para la destrucción de documentos electrónicos. En esta guía te explicaremos todo lo que necesitas saber al respecto para que entiendas su importancia y los procesos que se llevan a cabo.
Métodos de borrado seguro
Para destruir documentos en papel, lo habitual es triturarlo, quemarlo o disolverlo. En el caso de documentos electrónicos, existen otros métodos para eliminar la información, cada uno con distintos niveles de complejidad y efectividad:
Sobrescritura
La sobrescritura consiste en reemplazar los datos originales con otros datos aleatorios, varias veces. Cuanto mayor sea el número de pasadas, más difícil será recuperar la información original. Esto no se hace de forma manual, sino que hay algoritmos que se encargan de ellos; algunos ejemplos son el DoD 5220.22-M, Gutmann y el Schneier.
Desmagnetización
Como su nombre indica, a través de la desmagnetización lo que se hace es aplicar un fuerte campo magnético a los dispositivos de almacenamiento, eliminando la información almacenada en ellos. Es un método muy efectivo, pero no aplicable a todos los tipos de dispositivos de almacenamiento.
Cifrado con borrado de clave
Los datos se cifran y la clave de descifrado se destruye. Sin la clave, la información se vuelve ilegible, incluso si se recupera el dispositivo.
Destrucción física
La forma más segura de garantizar la eliminación de datos, cuando estos no cuentan con respaldo en una nube u otros almacenamientos remotos, es la destrucción física del dispositivo.
Herramientas recomendadas
Hoy en día, muchas empresas utilizan herramientas informáticas para eliminar los datos almacenados en sus discos duros. Ahora bien, para destruir documentos electrónicos de forma segura y eficiente, se necesita más que un simple programa para borrar archivos. Hay que considerar varias herramientas para abordar los diferentes aspectos del proceso. Algunas herramientas recomendables respecto a esto son:
Software de borrado seguro
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Blancco Drive Eraser: Una solución profesional con certificación para el borrado seguro de datos en discos duros, SSDs y demás dispositivos de almacenamiento. Posee diferentes métodos de borrado, los cuales cumplen con los estándares internacionales.
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KillDisk: Es personalizable y permite borrar datos de forma segura en una variedad de dispositivos, incluyendo discos duros, unidades USB, tarjetas de memoria y servidores.
Parted Magic: Una suite de herramientas que incluye utilidades para el borrado seguro de datos, la gestión de particiones y la recuperación de datos.
Herramientas de gestión de datos
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Software de gestión documental: Permite organizar, clasificar y controlar el ciclo de vida de los documentos electrónicos, incluyendo su eliminación segura. Algunas opciones populares son Alfresco, OpenKM y Documentum.
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Sistemas de gestión de derechos digitales: Permiten controlar el acceso y la distribución de documentos electrónicos, al tiempo que se protege la información confidencial y facilita su eliminación cuando ya no se necesita.
Elimina la complejidad de la destrucción de documentos en papel, soportes digitales, ropa de trabajo y otros materiales con Destroy Paper. Nos encargamos de todo el proceso, desde la recogida del material a destruir hasta la destrucción segura de la información, para que puedas concentrarte en tu negocio. Visita nuestra web o ponte en contacto con nosotros para encontrar el plan perfecto para ti.
Normativa aplicable
En España, la destrucción de documentos electrónicos está regulada principalmente por:
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Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD): Esta ley establece las obligaciones de las empresas en cuanto al tratamiento de datos personales, incluida su correcta eliminación cuando ya no sean necesarios.
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Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Es el reglamento europeo que establece el marco común para la protección de datos personales en toda la Unión Europea. Es decir, qué se puede hacer y qué no, así como sus consecuencias.
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Esquema Nacional de Seguridad (ENS): Es un esquema con medidas de seguridad para la protección de la información, específicamente en las Administraciones Públicas españolas.
Casos especiales
Si bien los métodos y herramientas generales para la destrucción de documentos electrónicos son ampliamente aplicables, existen ciertos casos que requieren consideraciones especiales:
Smartphones y tablets
Estos dispositivos traen consigo desafíos particulares debido a la variedad de sistemas operativos, las memorias flash integradas y la posibilidad de almacenamiento en la nube. La simple restauración de fábrica no garantiza la eliminación completa de los datos, ya que la información puede persistir en áreas ocultas del dispositivo o en copias de seguridad.
Wearables
Los dispositivos wearables como relojes inteligentes y pulseras de actividad también almacenan información personal, como datos de salud y ubicación. Su eliminación segura requiere la aplicación de métodos muy específicos.
Almacenamiento en la nube
La destrucción de datos almacenados en la nube implica no solo la eliminación de los datos en los servidores del proveedor, sino también la eliminación de cualquier copia local o dispositivo que haya accedido a la información.
Bases de datos
La eliminación de datos en bases de datos es especialmente compleja porque implica garantizar la eliminación completa y consistente de la información en todas las tablas y registros, al tiempo que se mantiene la integridad de la base de datos.
Preguntas frecuentes
¿Es suficiente con formatear un disco duro para eliminar la información de forma segura?
No, el formateo solo elimina la estructura de archivos, pero la información sigue estando presente en el disco y puede ser recuperada.
¿Qué método de borrado seguro es el más recomendable?
La elección del método dependerá del nivel de seguridad requerido. En general, la sobrescritura con múltiples pasadas y la destrucción física son los métodos más seguros.
¿Es necesario contratar un servicio profesional para la destrucción de documentos electrónicos?
Si bien es posible realizar la destrucción de documentos electrónicos de forma interna, contratar un servicio profesional ofrecerá mayor seguridad y garantía de cumplimiento con la normativa.
¿Qué debo hacer con los dispositivos electrónicos que ya no necesito?
Es importante no desechar dispositivos electrónicos que contengan información confidencial sin antes haber eliminado la información de forma segur
