DESTROYPAPER DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL
¿Cada cuánto tiempo deben destruirse los documentos empresariales?
La gestión documental es una parte muy importante de la administración empresarial y no se trata solo de almacenar documentos, ya sean físicos o digitales. Son muchas las empresas que no saben bien cada cuánto tiempo deben destruirse los documentos que poseen sin ser plenamente conscientes de que ello puede traerles multas o sanciones. Si quieres saber cada cuánto tiempo deben destruirse los documentos empresariales, sigue leyendo que te lo explicamos a detalle.
Plazos por tipo de documento
La normativa española (y europea) establece diferentes plazos de conservación obligatoria para los documentos empresariales, basándose en su naturaleza y la legislación que los regule. Debes saber que estos plazos varían considerablemente, por eso es tan importante conocerlos bien si quieres evitar sanciones y optimizar el almacenamiento. A modo de guía general, estos son los plazos por tipo de documento:
Facturas: Idealmente, no es necesario guardar una factura más de 10 años, tal como estipula el Código de Comercio. Esto aplica tanto para las facturas que emites como para las que recibes.
Libros contables: Al igual que las facturas, estos registros fundamentales tienen una fecha de caducidad legal de 10 años.
Declaraciones de impuestos: La Agencia Tributaria da un plazo de 4 años, pero ojo, este plazo puede variar en ciertos casos.
Contratos de trabajo: Debe conservarse durante 4 años tras la finalización del contrato.
Documentos de pago (cheques, recibos, transferencias): No existe un plazo específico; lo que se recomienda es conservarlos al menos 5 años, coincidiendo con el plazo de prescripción de las deudas.
Nóminas: El registro de salarios y retenciones debe guardarse durante 4 años después de que el contrato haya terminado.
Albaranes de entrega: Aunque no hay un plazo legal definido, se recomienda conservarlos al menos 3 años, ya que pueden ser necesarios para reclamaciones o comprobaciones.
Contratos mercantiles (compraventa, alquiler, etc.): El Código de Comercio tampoco establece un plazo específico, pero se recomienda conservarlos durante toda la vigencia del contrato y al menos 6 años después de su finalización.
Excepciones
Debes tener presente que los plazos que te explicamos más arriba son una guía y que existen excepciones generales de conservación, donde los mismos pueden extenderse o suspenderse en situaciones como:
Inspecciones o requerimientos de la administración: Los plazos pueden interrumpirse o suspenderse si la administración tributaria, laboral o de otro tipo requiere la presentación de los mismos.
Litigios: Si un documento está relacionado con un litigio en curso, su conservación es obligatoria hasta la resolución del caso.
Documentos con valor histórico: Algunos documentos podrían tener un valor histórico que justifique su conservación a largo plazo, independientemente de los plazos legales.
Recomendaciones prácticas
Establecer una serie de procedimientos, protocolos y mejores prácticas es lo ideal para poder asegurar la correcta gestión de los documentos empresariales. Eso sí, como se ve esto aplicado a cada empresa, variará mucho, primero porque cada negocio maneja información diferente y segundo porque el tamaño de la empresa influye mucho. Hablando a nivel muy general y superficial, lo que se suele recomendar implementar es:
Digitalización: Digitalizar los documentos para ahorrar espacio físico y facilitar su consulta y conservación.
Software de gestión documental: Utilizar un software especializado para gestionar el ciclo de vida de los documentos y garantizar el cumplimiento de los plazos de conservación.
Política de gestión documental: Elaborar una política interna y un protocolo que definan los criterios de conservación, destrucción y acceso a los documentos.
Formación: Formar a los empleados en la correcta gestión de los documentos, la importancia de la confidencialidad y el cumplimiento de los plazos legales.
Calendario de destrucción: Una de las mejores prácticas es crear un calendario de destrucción. Te contamos todo respecto a esto en la siguiente sección.
Calendario de destrucción
Crear y seguir un calendario de destrucción de documentos es esencial para una gestión documental proactiva y eficiente. Un calendario es esa herramienta que te permite saber qué destruir y cuándo hacerlo con anticipación, crear el tiempo para hacer de forma regular, evitar la acumulación innecesaria de archivos y garantizar el cumplimiento de los plazos legales. ¿Cómo crear un calendario de destrucción efectivo? Así:
Inventario y clasificación
Realiza un inventario exhaustivo de los tipos de documentos que maneja tu empresa, luego clasifícalos según su naturaleza (contable, fiscal, laboral, etc.) y la normativa que les aplica.
Asignación de plazos
Una vez tienes cada grupo creado, asígnales a cada uno su plazo de conservación correspondiente. Puedes guiarte con los plazos mencionados al inicio de este post, pero de cualquier forma te recomendamos buscar asesoría legal o leer la legislación que aplique.
Establecimiento de fechas
Fija fechas de destrucción para cada lote de documentos, teniendo en cuenta los plazos de conservación y la frecuencia con la que se generan nuevos documentos. Puedes optar por destrucciones trimestrales, semestrales o anuales.
La destrucción de documentos también la puedes tercerizar para que no tengas que preocuparte de la logística de la misma. En Destroy Paper somos una empresa familiar especializada en la destrucción de documentos, respaldos digitales, ropa de trabajo y otros residuos. Poseemos distintos planes y realizamos tanto destrucciones periódicas como excepcionales. Visita nuestra web y contáctanos para saber más.
Formato del calendario
Elige un formato que sea práctico y visual para tu empresa, es decir, si en tu empresa utilizan mucho diferentes medios digitales, un calendario en formato digital servirá. En caso contrario, donde lo normal es realizar más trabajo manual, un calendario físico en un lugar muy visible es lo más recomendable.
Revisión y actualización
Revisa y actualiza el calendario de destrucción periódicamente (por ejemplo, cada año) para adaptarlo a los cambios en la legislación, la actividad de la empresa o tus necesidades de almacenamiento del momento.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si destruyo un documento antes de tiempo?
Puedes enfrentarte a sanciones legales en caso de auditoría y perder información valiosa para tu empresa.
¿Cómo puedo destruir los documentos de forma segura?
Esto dependerá del documento a destruir, pero generalmente las formas más seguras de destruir documentos suelen ser la incineración y la disolución.
¿Es obligatorio digitalizar los documentos?
Si bien no es obligatorio, es una práctica muy recomendable para optimizar la gestión documental y ahorrar espacio físico de almacenaje.
