DESTROYPAPER DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL
Destrucción Incorrecta de documentos: 10 Riesgos de seguridad empresarial
Los contratos, facturas, informes, nóminas, formularios, todos ellos contienen información confidencial que, en las manos equivocadas, causa graves problemas. La destrucción incorrecta de cualquiera de dichos documentos no solo expone a quienes le pertenecen dichos datos, sino que también a las empresas responsables de la correspondiente confidencialidad y privacidad. ¿Qué pasa si no se destruyen los documentos correctamente? Te lo explicamos.
10 riesgos de destruir documentos incorrectamente
Los principales riesgos de no destruir o destruir incorrectamente documentos son los siguientes:
Robo de identidad: Al acceder a datos como número de identidad, número de tarjetas de crédito o incluso claves de acceso, alguien podría ser capaz de abrir cuentas bancarias fraudulentas, solicitar préstamos, realizar compras o incluso cometer delitos en nombre de la víctima.
Fraude: La información contenida en documentos desechados puede ser utilizada para cometer diversos tipos de fraude, como el fraude financiero, el fraude fiscal o el fraude de seguros.
Espionaje industrial: Los datos secretos sobre productos, tácticas, clientes o finanzas pueden ser aprovechados por la competencia para conseguir ventaja desleal en el mercado.
Daño a la reputación: Si se filtra información personal o confidencial, se afecta la reputación tanto de quienes pertenece la información como de la empresa u organización de la que fue filtrada.
Pérdida de clientes: La falta de confianza en la seguridad de la información puede llevar a la pérdida de clientes.
Sanciones legales: En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales obliga a las empresas a proteger la información confidencial y establece sanciones por incumplimiento.
Multas: Las autoridades pueden imponer multas considerables a las empresas que no cumplan con las normativas de protección de datos.
Problemas legales: Más allá de las multas, la justicia podría considerar necesarias otras sanciones legales, incluso la prohibición del ejercicio comercial.
Extorsión: Los delincuentes pueden utilizar la información confidencial para extorsionar a la empresa o a sus empleados.
- Sabotaje: Parecido al espionaje industrial, la información confidencial puede ser utilizada para sabotear las operaciones de la empresa, causar pérdidas económicas y dañar su infraestructura.
Casos reales
Ahora que ya sabes cuáles son los principales riesgos de seguridad a la hora de destruir incorrectamente documentos, veamos algunos casos reales. Debemos aclarar que no todos los siguientes casos se dieron a consecuencia de destruir incorrectamente documentos, sino a la mala gestión general de la información confidencial:
Vitalicios Seguros
En 2010, la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) multó con 6.000 € a Vitalicio Seguros después de que uno de sus empleados tirara documentos confidenciales de clientes en un contenedor de reciclaje de papel en Sevilla. ¿Cómo llegó la denuncia a la AEPD? A través de la llamada de una persona que había visto los documentos tirados en dicho contenedor.
Farmacia
Hace un par de años, una farmacia fue multada con 10.000 € por no destruir correctamente documentación de sus pacientes. ¿Su error? En lugar de triturar, quemar, disolver o contratar un servicio especializado para destruir documentos, decidieron romperlos a mano y tirarlos a la basura. Como consecuencia, alguien denunció con fotos y videos que la información de dichos documentos (recetas, informes clínicos, facturas, etc.) aún era visible y por ende se podía obtener con relativa facilidad.
Clínica dental
A mediados del año pasado, una clínica dental fue sancionada por no atender una brecha de seguridad. La AEPD establece un plazo de 72 horas para notificar cualquier filtración o brecha en la seguridad de sus bases de datos; en caso de no hacerlo ni hacer nada para mitigar las posibles consecuencias, se prosigue a una sanción. En este caso, la sanción fue de unos 200,00 €.
Consecuencias para empresas
Ha quedado bastante ejemplificado y claro que no hay que subestimar la gestión ni la destrucción de documentación con información sensible. De forma resumida, en caso de no hacerlo, una empresa se enfrentaría a consecuencias como:
- Sanciones económicas en forma de multas.
- Indemnizaciones a las personas afectadas.
- Gastos legales.
- Reducción en los ingresos netos.
- Daño en la imagen.
- Pérdida de confianza entre clientes, socios y proveedores.
- Dificultad para atraer talento.
- En casos severos, retiro de licencias o prohibición temporal del ejercicio comercial.
Cómo evitar riesgos
Por suerte, existen muchas formas de reducir y/o evitar que cualquiera de estas cosas suceda:
- Contratar a una empresa especializada en destrucción de documentos: En Destroy Paper ofrecemos servicios profesionales de destrucción de documentos, con las garantías y la confidencialidad correspondiente.
- Formar a los empleados: Es fundamental que todos los trabajadores comprendan la relevancia de la seguridad de la información y sepan las mejores técnicas para tratar documentos confidenciales.
- Implementar un protocolo de destrucción de documentos: Este protocolo debe definir los procedimientos para la clasificación, almacenamiento y destrucción de documentos, así como los responsables de cada etapa del proceso.
Mejores prácticas
Además de lo mencionado en la sección anterior, también se recomienda lo siguiente:
- Clasificar los documentos: Es importante clasificar los documentos según su nivel de confidencialidad para determinar el método de destrucción más adecuado.
- Utilizar métodos de destrucción seguros: La trituración y la incineración son los métodos de destrucción más seguros, ya que impiden la reconstrucción de lo que se ha destruido.
- Controlar el acceso a los documentos confidenciales: Limitar el acceso a los documentos confidenciales solo a un grupo específico de personas autorizadas.
- Realizar auditorías periódicas: Realizar auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento de la política de seguridad y la correcta destrucción de los documentos.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de documentos deben destruirse de forma segura?
Cualquier documento que contenga información confidencial como nombres, números telefónicos, direcciones, claves, historiales, etc.
¿Qué métodos de destrucción de documentos son los más seguros?
Los métodos más seguros son la trituración y la incineración, ya que impiden la reconstrucción de los documentos y la recuperación de la información.
¿Es necesario contratar a una empresa especializada en destrucción de documentos?
Aunque no es necesario en todas las situaciones, lo más recomendable es contratar a una empresa especializada.
¿Qué normativa regula la destrucción de documentos en España?
La principal normativa que regula la destrucción de documentos en España es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
